2.1.0.0

10.01.2017

 

Akten:

- Es ist nun möglich direkt aus dem Reiter Gebühren Rechnungen zu erstellen.

- Dokumente können statt mittels Drag&Drop auch durch die Synchronisieren-Schaltfläche zu einer Akte hinzugefügt werden.

 

Sonstiges:

- Eintrag für aktuellen Basiszinssatz hinzugefügt.

 

 

2.0.5.0

15.12.2017

 

Kontaktübersicht:

- Die Kontakte können nun nach Kontaktarten getrennt angezeigt werden oder wie bisher auch alle Kontakte auf einmal.

- Die Kontaktnummern werden nun wie Links dargestellt (blaue Schrift und unterstrichen). Um den Kontakt zu öffnen klicken Sie einfach auf den Link.

- Die Suche nach Kontakten erfordert nun die Eingabe von mindestens 3 Zeichen. Dadurch wird die Suchgeschwindigkeit stark erhöht.

 

Kontakte:

- Die einem Kontakt zugewiesenen Dokumente können nun in Ordner unterteilt werden. Die Zuordnung eines Dokuments zu einem Ordner geschieht mittels Drag&Drop. Sie können mittels Kontextmenü für einen Kontakt neue Ordner und Unterordner erstellen. Unterordner können auch erstellt werden, indem ein Ordner mittels Drag&Drop auf einen anderen Ordner gezogen wird.

- Für die Kontaktdokumente kann eine Vorschau angezeigt werden (derzeit werden PDFs und Bilder unterstützt)

 

Aktenübersicht:

- Die Akten können nun nach Referaten getrennt angezeigt werden oder wie bisher auch alle (offenen und/oder abgelegten) Akten auf einmal.

- Akten können nun auch aus der Aktenübersicht heraus angelegt werden, Sie müssen also nicht mehr zuerst den entsprechenden Kontakt öffnen.

- Die Aktenzeichen und Kontaktnummern werden nun wie Links dargestellt (blaue Schrift und unterstrichen). Um die Akte bzw. den Kontakt zu öffnen klicken Sie einfach auf den entsprechenden Link.

- Für Akten können Unterakten erstellt werden, dabei werden vorhandene Aktenbeteiligte übernommen. In der Übersicht wird das Aktenzeichen von Akten mit Unterakten fett und die Aktenzeichen von Unterakten kursiv dargestellt. Alle anderen Akten werden "normal" dargstellt.

- Akten können "umgehängt" werden. Haben Sie eine Akte irrtümlich unter einem falschen Kontakt erstellt, mussten Sie bisher die falsche Akte löschen und unter dem richtigen Kontakt neu anlegen. Nun können Sie diese Akte einfach dem richtigen Kontakt zuweisen, die Akte wird dann entsprechend "umgehängt".

 

Akten:

- Für Akten können Unterakten erstellt werden, siehe Punkt Aktenübersicht.

- Wird eine neue Akte angelegt, können Sie die beiden neuen Schaltflächen neben dem Feld "in Sachen" verwenden: Mit dem ersten Button suchen Sie den Gegner, dessen Name in das Feld "in Sachen" übernommen wird, außerdem wird dieser Kontakt automatisch als Aktenbeteiligter eingetragen. Mit dem zweiten Button können Sie die Reihenfolge der Namen im Feld "in Sachen" umdrehen.

- Die einer Akte zugewiesenen Dokumente können nun in Ordner unterteilt werden. Die Zuordnung eines Dokuments zu einem Ordner geschieht mittels Drag&Drop. Sie können mittels Kontextmenü für eine Akte neue Ordner und Unterordner erstellen. Unterordner können auch erstellt werden, indem ein Ordner mittels Drag&Drop auf einen anderen Ordner gezogen wird.

- Für die Aktendokumente kann eine Vorschau angezeigt werden (derzeit werden PDFs und Bilder unterstützt)

 

Insolvenz:

- Im Übersichtsreiter können nun Antragsdatum, Amtsgericht und Geschäftszeichen angegeben werden.

- Neues Formular für die Verfahrenskostenstundung bei Regelinsolvenzen hinzugefügt.

- Je Forderung können Sie nun festlegen, ob der Gläubiger oder der Gläubigervertreter der Zahlungsempfänger sein soll.

- Sie können nun einen Zahlungsplan für Ihren Mandanten erstellen. Dieser listet die Zahlungsempfänger, deren Bankdaten und die jeweilige Rate auf. Sie finden diese Funktion im Reiter Ratenplan.

 

Textbearbeitung: 

- Die Dateipfade zu den Texten und Vorlagen können nun direkt in der Textbearbeitung geändert werden.

- Vor der Erstellung eines neuen Dokuments können Sie einen Namen für das zu erstellende Dokument vergeben. Geben Sie keinen Namen an, wird automatisch ein Name vergeben.

 

Sonstiges:

- Liste mit Ländern vervollständigt, ISO-Kennzeichen hinzugefügt

- Admin-Login: Es können nun die Benutzer konfiguriert werden, vorher war als einzige Option nur das Zurücksetzen des Passworts möglich. Es kann außerdem die allg. Konfiguration aufgerufen werden.

- Forderungsaufstellung: Die Forderungsaufstellung kann nun für ein bestimmtes Datum erstellt werden, die entsprechende Datumsauswahl am oberen Fensterrand war in der bisherigen Version versehentlich nicht änderbar.

- Datenimport: Nach dem Import können Sie die importierten Kontakte in der Ansicht Datenaufbereitung einfach und schnell anpassen. Akten und Rechnungen können ebenfalls überarbeitet werden. Alle Änderungen (besonders bei Rechnungen) geschehen auf eigene Verantwortung.

- Behebung von Fehlern.

- Weitere Verbesserungen und Optimierungen.

 

 

2.0.4.0

10.10.2017

 

Geänderte Funktion:

Insolvenz: Beim Erstellen des Reports "Forderungsaufstellung für den Mandanten" werden nun auch Faxnummer und Telefonnummern der Gläubiger bzw. derer Vertreter angezeigt.

 

Behobene Fehler:

- Tutorial: Ein Fehler im Tutorial behoben, der zum Absturz führte.

- Insolvenz: Beim Erstellen eines Dokuments an einen Aktenbeteiligten aus der Forderungsaufstellung des Insolvenzmoduls wurden nicht alle Dokumentvariablen ausgefüllt. Das ist nun behoben.

 

2.0.3.0

12.09.2017

 

Geänderte Funktion:

Bisher war es nicht möglich, den Mandanten seinen eigenen Akten als Aktenbeteiligten zuzuweisen. Das ist nun möglich.

 

Behobene Fehler:

Textbearbeitung:

- Eigene Variablen wurden in den Vorlagen nicht ersetzt. Das ist nun behoben.

- War das Dokument, das den Text enthält, in einem externen Programm bereits geöffnet, kam es beim Erstellen des eigentlichen Briefs zu einem Absturz. Sie werden nun darauf hingewiesen, dass das Textdokument bereits geöffnet ist und zuerst geschlossen werden muss.

 

2.0.2.0

08.09.2017

 

Neue Funktion:

In den Benutzereinstellungen (Reiter Optionen für Bedienung) können Sie nun festlegen, dass in den geöffneten Kontaktreiterkarten im Titel auch der Vorname erscheinen soll.

 

Behobene Fehler:

- Sowohl in den Benutzereinstellungen als auch in den allgemeinen Einstellungen wurde die Option, dass Korrekturen und Gutschriften eigene Nummernkreise haben sollen, nicht gespeichert. Das ist nun behoben.
- Wurde in der Textbearbeitung eine nicht untergeordnete Textkategorie auf sich selbst gezogen, dann wurde diese ausgeblendet und konnte auch nicht mehr sichtbar gemacht werden. Das ist nun behoben und wird bei Bedarf automatisch korrigiert.

 

2.0.1.0

18.08.2017

 

Neue Funktionen:

- Die Dokumente eines Kontakts oder einer Akte können nun aus der Kanzleiverwaltung heraus gelöscht werden, es muss nicht mehr in den Windows-Explorer gewechselt werden.

- Textbearbeitung: Variablen können nun auch in SoftMaker TextMaker geöffnete Dokumente eingefügt werden.

 

Behobener Fehler:

Beim Speichern einer Forderung im Insolvenzmodul konnte es zu einem Fehler kommen, wenn die zusätzlichen Felder für die Insolvenz den Aktenbeteiligten nicht vorher zugewiesen wurden. Das ist nun behoben.

 

 

2.0.0.0

10.08.2017

 

Behobener Fehler:

Es kam beim Abruf von Emails und der anschließenden Zuweisung an einen Kontakt oder eine Akte zu einem Anzeigefehler des Emailinhalts. Dieser Fehler ist behoben.

 

Sonstiges:

Anzeige der Version der Kanzleiverwaltung auf 2.0.0.0 hochgesetzt, da die vorher verwendete interne Versionierung 1.3.0.0 zu Verwirrung und Nachfragen, ob das auch die richtige Version sei, geführt hat.

 

1.3.0.0

09.08.2017

 

Finale Version der Kanzleiverwaltung V2.

 

Neue Funktionen:

- Textbearbeitung:

1) Neue Schnittstelle zur Erstellung von Dokumenten. Diese neue Schnittstelle erstellt innerhalb kürzester Zeit (je nach Leistung des Computers) Dokumente im Format. docx.

2) Da die neue Schnittstelle weder Word noch Writer benötigt, sondern direkt .docx Dateien erzeugt, können beliebige Textverarbeitungsprogramme verwendet werden, solange diese mit dem Format umgehen können.

3) Sie können direkt PDF-Dateien erzeugen lassen.

4) Texte können nun entweder direkt in der Kanzleiverwaltung erstellt werden, oder Sie verwenden ein anderes Textverarbeitungsprogramm und importieren dann diese Dokumente.

5) Auswahl-Texte: Sie können in Dokumenten nun Auswahl-Texte verwenden, das sind Textbausteine, die vor Erstellung eines Dokuments abgefragt werden. D.h. Sie können Texte nun modular aufbauen und je nach Fall festlegen, welche Bausteine in einem konkreten Dokument verwendet werden sollen oder nicht.

6) Oder-Texte: Mit den Oder-Texten können Sie bspw. angeben, ob in einem Dokument "unser Mandant" oder "unsere Mandantin" verwendet werden soll. Sie treffen vor der Erstellung des Dokuments eine Entscheidung für die vorkommenden Oder-Texte, alle entsprechenden Vorkommen werden dann entsprechend ersetzt. Für mehrfach vorkommende, gleiche Oder-Texte müssen Sie nur eine Entscheidung treffen.

7) Manuell erforderliche Angaben: Kommen manuell erforderliche Angaben in einem Dokument vor, werden Sie vor Erstellung des Dokuments gefragt, welche Werte verwendet werden sollen, zum Beispiel die Höhe einer Vertragsstrafe.

8) Viele neue Textvariablen. Diese werden nun innerhalb der Kanzleiverwaltung nach Kategorien sortiert aufgelistet und können in Dokumente eingefügt werden.

9) Es ist nun möglich, Dokumente zu erstellen, die sich an einen Aktenbeteiligten richten und in denen Bezug auf einen anderen Aktenbeteiligten genommen wird, d.h. auch dass dessen Daten ausgegeben werden können.

10) Neue Vorlagen- und Textauswahl: Vorlagen (z.B. Briefköpfe) benötigen keinen Textkörper mehr, sondern werden mit einem auszuwählenden Text abgefüllt. In dieser neuen Auswahl kann aber auch wie bisher direkt mit Vorlagen gearbeitet werden. 

11) Automatisches Erstellen von Aktivitäten für erstellte Dokumente: Für jedes erstellt Dokument kann nun automatisch eine Aktivität angelegt werden, die mit dem Dokument verknüpft wird. Sie können das Dokument aus der Aktivität heraus öffnen, außerdem können Sie Dokumente damit einfach auf Wiedervorlage legen. Oder einen anderen Benutzer über die Erstellung des Dokuments informieren lassen.

Mehr Informationen zur Textbearbeitung finden Sie in der Hilfe.

  

- Eigene Artikel und Gebühren:

1) In der allgemeinen Konfiguration können Sie nun eigene Artikel bzw. eigene Gebühren anlegen.

2) Diese Artikel bzw. Gebühren stehen Ihnen dann in den Rechnungen zur Verfügung und können dort als Rechnungspositionen hinzugefügt werden.

 

- Insolvenzen:

1) In der Akte gibt es einen neuen Reiter Insolvenz, der wiederum eigene Reiter enthält. Es sind Verbraucher- und Regelinsolvenz (für natürliche Personen) möglich.

2) Sie können hier eingegangene Forderungsaufstellungen nach Gläubigern verwalten, Quoten zuweisen und Verhandlungsergebnisse hinterlegen. Kopf- und Summenmehrheiten werden automatisch ermittelt.

3) Sie können einen Finanzplan mit Einnahmen und Ausgaben erstellen. In der allg. Konfiguration können Sie eine Vorlage für diesen Plan erstellen bzw. bearbeiten

4) Erstellung von Ratenplänen (feste Raten, Einmalzahlung, flexible Raten oder Nullquotenplan), Wechsel des Ratenplans möglich, Zielquotensuche verfügbar

5) Sie können das pfändbare Einkommen ermitteln. Es sind die aktuellen Pfändungstabellen (monatlich, wöchentlich und täglich) und die ab 01.07.2017 geltenden Tabellen und Freibeträge (P-Konto) enthalten. 

6) Es können Ratenpläne und Gläubigerverzeichnisse erstellt werden, die die amtlichen Vordrucke nahezu 1:1 abbilden. Für den Schuldner ist ein eigenes, anders aufbereitetes Verzeichnis erstellbar. 

7) Bescheinigung für das P-Konto und Antrag auf Verfahrenskostenstundung enthalten. 

8) Zahlreiche neue Dokumentvariablen für die Insolvenz. 

9) Die Kanzleiverwaltung füllt die entsprechenden Insolvenzanträge soweit möglich automatisch aus. Für diese Funktion (Schnittstele zu PDF) ist ein installiertes .Net-Framework 3.5 nötig. In der Regel ist dies aber bereits installiert.

10) Beim Löschen einer Forderung werden die verbleibenden Forderungen automatisch neu nummeriert.

11) Sie können nun aus der Forderungsübersicht heraus direkt einen Brief an den Gläubiger oder dessen Vertreter schreiben. 

12) Forderungsaufstellung für den Schuldner: Zu jedem Gläubiger bzw. Vertreter werden zusätzlich deren Aktenzeichen, Telefonnummer, Faxnummer und Emailadresse angedruckt.

13) Wenn die eigenen/weiteren Felder für die Insolvenz bei einem Aktenbeteiligten vorhanden sind, werden diese soweit möglich automatisch ausgefüllt, wenn der Ratenplan berechnet wird. So werden bspw. automatisch die Gesamtforderung oder die Regulierungsquote in das entsprechende Feld geschrieben. Dies gilt nur für die Insolvenzfelder, die Sie automatisch von der Kanzleiverwaltung erstellen lassen können.  

14) Der Reiter Ratenplan ist auch bei Regelinsolvenzen immer sichtbar.

 

- Aktenbeteiligte:

1) Für Aktenbeteiligte können nun eigene/weitere Felder hinzugefügt und mit Daten gefüllt werden. Diese Felder bzw. deren Inhalte können Sie in Dokumenten verwenden.

2) Beim Hinzufügen eines neuen Aktenbeteiligten werden automatisch eigene Felder angelegt, wenn Sie dies so in der Konfiguration eingerichtet haben. 

3) Neue Aktenbeteiligte können nun direkt bestehenden Beteiligten untergeordnet werden, wenn Sie den entsprechenden Button drücken oder das Kontextmenü verwenden. Die bereits vorhandene Möglichkeit, die Zuordnung per Drag&Drop vorzunehmen, besteht weiterhin. 

4) Die Unterordnung eines Beteiligten kann nun durch einen Button aufgehoben werden oder indem Sie das Kontextmenü verwenden. Die bereits vorhandene Möglichkeit, die Zuordnung per Drag&Drop auf den Eintrag selbst aufzuheben, besteht weiterhin. 

 

- Kontaktübersicht:

Wird nach einem Kontakt gesucht, werden nun die Spalten farblich hervorgehoben, in denen das Suchkriterium vorkommt.

 

- Kontakte:

1) Kollisions- und Dublettenprüfung: 

1.1) Phonetische Prüfung: Die Kollisions- bzw. Dublettenprüfung erkennt nun auch ähnlich klingende Namen bzw. kann Kontakte trotz Tippfehlern finden. Bei Eingabe von Meier werden bspw. Maier, Mayr, Meyer, Mayer, Meyr angezeigt. Die Prüfung findet statt, nachdem Sie einen Namen eingegeben haben und das entsprechende Feld verlassen. Beim Algorithmus handelt es nicht wie oft üblich um SoundEx für die englische Sprache, sondern um einen für die deutsche Sprache.

1.2) Bei möglichen Kollisionen oder Dubletten werden nun auch Beziehungen zu anderen Kontakten und Aktenbeteiligungen angezeigt.

2) Schnellaktionen: In der Detailansicht der Akte finden Sie oben rechts nun einen Button zum Aufruf von wichtigen Funktionen, zum Beispiel WVL erstellen oder neue Akte anlegen. Sie müssen also für die häufig benutzten Funktionen nicht mehr zuerst in die entsprechenden Reiter wechseln.

3) Report: Sie können nun einen Report entweder über alle Kontakte oder nur eine bestimmte Kontaktart erstellen.

4) Kontaktbeziehungen:

Bei der Anlage einer Beziehung zwischen zwei Kontakten kann nun auch bequem die umgekehrte Beziehung erfasst werden. Legen Sie bspw. fest, dass Lisa Mayer die Schwester von Max Mayer ist, können Sie auch direkt angeben, dass Max Mayer der Bruder von Lisa Mayer ist. Vorher musste dazu zuerst in den anderen Kontakt gewechselt werden.

 

- Digitaler Mandantenfragebogen:

Sie haben nun die Möglichkeit, einen digitalen Mandantenfragebogen zu verwenden, der die Arbeit erheblich erleichtert. 

Ein Beispiel soll den Sinn verdeutlichen: Kommt ein neuer Mandant zu Ihnen, müssen Sie bisher mehrere Datensätze manuell anlegen: einen neuen Kontakt für den Mandanten, eine Akte, einen neuen Kontakt für den Gegner, möglicherweise einen Kontakt für die Versicherung. Der Akte müssen Sie dann manuell den Gegner und die Versicherung als Beteiligte zuweisen.

 Der Mandantenfragebogen erledigt diese Arbeit weitgehend alleine: Sie geben die Daten des Mandanten an, um was es bei der Sache geht, ob eine Rechtschutzversicherung besteht und wer der Gegner ist. Die Kanzleiverwaltung erstellt dann die Kontakte für Mandant, Gegner, Versicherung und die Akte. Der Gegner und die Versicherung werden automatisch als Beteiligte eingetragen.

Natürlich werden bei der Eingabe der Daten mögliche Kollisionen bzw. Dubletten angezeigt.

Sie rufen den Fragebogen aus der Kontaktübersicht mit dem blauen, runden Button auf oder aus dem Kontextmenü heraus. Im Cockpit finden Sie einen entsprechenden neuen Button zum Aufruf.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, direkt ein Aktendeckblatt/einen Handaktenbogen und/oder eine Vollmacht erstellen zu lassen.

 

- Integration von Anträgen/Formularen:

1) Sie können nun mehrere Anträge bzw. Formulare direkt in der Kanzleiverwaltung bearbeiten und die Werte speichern. Diese können dann anschließend im PDF-Format gespeichert und gedruckt werden.

2) Vorhandene Anträge bzw. deren gespeicherten Daten können in andere Akten des gleichen Mandanten dupliziert werden (so muss bspw. der Antrag auf Beratungshilfe nicht jedesmal neu ausgefüllt, sondern nur angepasst werden)

3) Folgende Anträge/Formulare werden nun direkt in der Kanzleiverwaltung unterstützt:

- Antrag auf Bewilligung von Beratungshilfe (AG I 1)

- Antrag auf Erlass einer richterlichen Durchsuchungsanordnung

- Antrag auf Erlass eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses insbesondere wegen gewöhnlicher Geldforderungen

- Antrag auf Erlass eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses wegen Unterhaltsforderungen

- Antrag auf Festsetzung von Unterhalt bzw. Ergänzungsblatt zum Antrag

- Antrag des RA auf Zahlung der Vergütung nach Abschluss der Beratungshilfe (HKR 119)

- Erklärung über die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse bei Prozess- oder Verfahrenskostenhilfe

- Vollstreckungsauftrag an die Gerichtsvollzieherin/den Gerichtsvollzieher

 

- Dokumente strukturieren:

Die Dokumente in den Kontakten und den Akten können nun strukturiert bzw. gruppiert werden. Sie finden in den Dokumententabellen nun eine neue Spalte "Art", in der Sie die Art des Dokuments auswählen können (z.B. Brief, Rechnung, Email, Bild etc.). Die Dokumente werden dann nach diesen Angaben strukturiert dargestellt. Die verfügbaren Dokumentarten können Sie in den allgemeinen Einstellungen im Reiter Akten festlegen. Die Werte gelten dann auch für Dokumente, die direkt einem Kontakt (und keiner Akte) zugewiesen wurden.

 

- Akten 

1) Allgemein:

1.1) Schnellaktionen: In der Detailansicht der Akte finden Sie oben rechts nun einen Button zum Aufruf von wichtigen Funktionen, zum Beispiel WVL erstellen oder Rechnung schreiben. Sie müssen also für die häufig benutzten Funktionen nicht mehr zuerst in die entsprechenden Reiter wechseln.

1.2) Neuer Reiter Insolvenz (siehe unten).

1.3) Der Reiter Dokumente hat wurde in zwei Reiter unterteilt. Neu ist der Reiter Formulare, in dem Sie integrierten Formulare verwalten können (siehe oben).

1.4) Neues Feld "In Sachen", Feld Beschreibung heißt nun "wegen". Für ddiese Feld ("wegen") können Sie nun eine Liste mit möglichen Werten aufrufen. Neue Einträge können Sie direkt in der Liste hinzufügen.

2) Beteiligte Parteien: 

2.1) Aktenbeteiligte können nun in einer Baumstruktur angeordnet werden, um Beziehungen zwischen den Beteiligten abzubilden. Legen Sie bspw. einen Gläubiger und einen Gläubigervertreter an, ziehen Sie anschließend den Gläubigerverteter auf den Gläubiger. Dadurch können Sie die Aktenbeteiligten leicht strukturieren und behalten den Überblick.

2.2) Die Spalten in der Tabelle sind nun teilweise editierbar (z.B. Aktenzeichen). Die entsprechenden Spalten sind farblich hinterlegt. Sie können nun direkt in der Tabelle bspw. ein Aktenzeichen angeben.

2.3) Für das Aktenzeichen der beteiligten Partei wurde eine neue Textvariable hinzugefügt (@@BP_Aktenzeichen@@)

3) Übersicht Fristen und Termine:

Im ersten Reiter "Stammdaten" finden Sie nun unten rechts eine Übersicht über die Firsten und Termine zur Akte.

 

- Aktenübersicht:

1) Es ist nun möglich, aus der Aktenübersicht heraus Dokumente einzuscannen ohne zuerst die Akte öffnen zu müssen. Das Gleiche gilt für die in der Kontaktübersicht angezeigten Akten. Wenn Sie einen Kontakt wählen, für den Akten bestehen, können Sie direkt in die Akte scannen.

2) Neuer Reiter in der Aktenübersicht: In diesem Reiter werden alle Akten angezeigt, für die Termine und Fristen bestehen.

 

- Forderungen:

1) Unterhalb der Forderungsaufstellung werden nun die einzelnen Bestandteile (Gesamtforderung, Anteil Zinsen, Tageszinsen ...) aufgelistet

2) Wiederkehrende Zahlungen: Sie können nun bei Zahlungen angeben, dass diese wiederkehrende Zahlungen sind und eine Anzahl für die Wiederholung angeben. Die Kanzleiverwaltung erstellt dann automatisch weitere Einträge für Zahlungseingänge.

3) Report: Sie können für jedes Forderungskonto einen Report erstellen, indem die Forderungsaufstellung übersichtlich dargestellt wird. Die entsprechende Funktion finden Sie oben rechts oberhalb der Tabelle mit den Forderungskonten. Bei Forderungen, die bereits vor dem Update angelegt wurden, muss dazu die Forderungsaufstellung neu erstellt werden, indem Sie das Forderungskonto öffnen und die Schaltfläche "Forderungsaufstellung" drücken. Bei neuen, also nach dem Update angelegten, Forderungskonten funktioniert das automatisch.

4) Die Erfassung von Gläubigern, Vertretern wurde überarbeitet und vereinfacht.

 

- Aktenreports:

Sie können nun Reports/Berichte (z.B. Aktendeckblatt, Liste mit Aktenbeteiligten, Liste mit Wiedervorlagen etc.) für Akten erstellen. Rufen Sie dazu den entsprechenden Punkt in der neuen Funktion Schnellaktionen oder im Reiter Dokumente auf. In den einzelnen Reitern der Akte finden Sie außerdem einen neuen Button, um auch von da den entsprechenden Report zu erstellen. Die Reports für die Insolvenz sind separat im Reiter Insolvenz zu finden.

 

- Sichtbarkeit der Aktenreiter:

Sie können nun in der allg. Konfiguration festlegen, welche Aktenreiter in Abhängigkeit eines Referats angezeigt werden sollen.

 

- Zusatzadressen: 

1) Zu einem Kontakt können nun beliebig viele zusätzliche Anschriften und Kontaktinformationen (Telefon, Fax und Email) hinterlegt werden, zum Beispiel eine abweichende Rechnungsadresse oder eine Adresse im Gefängnis.

2) Sie können eine Adresse als Standard für Rechnungen festlegen, diese wird dann bei der Erstellung einer Rechnung automatisch eingetragen.

3) Sie können eine Zusatzadresse als Standard für allgemeine Kommunikation festlegen, diese wird dann bei der Erstellung von Briefen automatisch eingetragen.

4) Den Zusatzadressen kann eine Adressart zugewiesen werden (z.B. Rechnungsadresse, Gefängnisadresse, Auslandsadresse etc.). Die verfügbaren Adressarten können Sie in den allgemeinen Einstellungen im Reiter Kontakte verwalten.

 

- Eigene Felder und eigene Textvariablen:

1) Sie können nun in der allg. Konfiguration eigene Felder erstellen und diesen eigene Textvariablen zuweisen. Sie können für jedes Feld festlegen, ob ein Wert eingegeben werden muss oder ob eine Auswahl von verschiedenen Möglichkeiten besteht.

2) Diese Felder können in einen Kontakt geladen und dort ausgefüllt werden. Damit die Felder angezeigt bzw. geladen werden können, muss dies in der Kontaktart festgelegt werden (allg. Konfiguration -> Reiter Kontakte -> Reiter Kontaktarten)

3) Sie können für einzelne Felder festlegen, dass diese bei neuen Kontakten automatisch erstellt werden. Alle nicht so gekennzeichneten Felder können nachträglich geladen werden.

4) Bestehende Felder können nun per Drag&Drop einer anderen Kategorie zugewiesen werden

5) Kategorien können in Unterkategorien aufgeteilt werden. Legen Sie dazu eine neue Kategorie an und ziehen Sie diese dann auf die Kategorie, die übergeordnet sein soll. Um die Zuordnung wieder aufzuheben, ziehen Sie die Kategorie auf sich selbst.

6) Eigene Felder können auch für Aktenbeteiligte angelegt und in Dokumenten verwendet werden

7) Eigene Felder für Kontakte können von der Kontaktart abhängen. 

8) Eigene Felder für Akten können vom Referat abhängen.

9) Eigene Felder für Aktenbeteiligte können von der Art der Beteiligung abhängen.

 

- Wiedervorlagen und Aktivitäten:

1) Diese können in den entsprechenden Arbeitsbereichen nun nach der Art (bspw. Frist, Telefonat, Besprechung etc.) gefiltert werden

2) Im Cockpit können Sie nun entweder alle Wiedervorlagen/Aktivitäten oder nur Fristen anzeigen lassen.

3) In der Akte werden Wiedervorlagen/Aktivitäten nun nach der Art gruppiert.

4) Damit die Kanzleiverwaltung erkennt, welche Aktivitätsarten für Fristen bzw. Termine dient, müssen in den allgemeinen Einstellungen die entsprechenden Einträge für die Fristen bzw. Termine gekennzeichnet werden. Wenn Sie die Standardwerte nicht geändert haben, werden die Einträge automatisch entsprechend angepasst. Haben Sie die Arten umbenannt, müssen Sie die Änderungen manuell vornehmen. Das Programm weist Sie dann darauf hin.

5) Aktivitäten/WVL können nun mit Dateien verlinkt werden.

 

- Emails:

1) Die Kanzleiverwaltung bietet nun eine Outlook Anbindung (kein Outlook-Express)

2) Neue Option in der Benutzerverwaltung: soll Outlook als Email-Client verwendet werden

3) Email-Anhänge werden nun heruntergeladen und in der Akte bzw. im Kontakt (je nach Art der Zuweisung) gespeichert.

 

- Abrechnung von erfassten Zeiten:

Sie können im Benutzer nun auswählen, in welcher Form erfasste Zeiten in eine Rechnung übergeben werden sollen:

1) Nur der Titel/Bezeichnung der erfassten Zeit (dies ist der Ist-Zustand bis zu diesem Update)

2) Datum, Start- und Endzeit, Titel/Bezeichnung

3) Titel/Bezeichnung, Datum, Start- und Endzeit

Diese Angaben können dann in der resultierenden Rechnungsposition noch manuell angepasst werden. Sie finden diese Einstellung in der Benutzerverwaltung.

 

- Cockpit:

1) In der Anzeige der heutigen Aktivitäten und Wiedervorlagen können Sie nun zwischen allen Aktivitäten/WVL und nur Fristen umschalten.

2) Sie können nun aus dem Cockpit heraus direkt in eine Akte scannen.

 

- Reports/Berichte:

Neben den Reports/Berichten, die Sie direkt aus der Akte erstellen können und daher aktenspezifisch sind, stehen Ihnen nun auch allgemeine Reports zur Auswahl, zum Beispiel eine Übersicht über alle fälligen Rechnungen. Sie finden diese Reports/Berichte im Hauptmenü im Reiter Tools -> Reports. 

 

- Scannen:

Sie können für gescannte Dokumente nun gleichzeitig eine Aktivität erstellen, zum Beispiel für einen anderen Benutzer, der die gescannten Dokumente sichten soll.

 

Behobene Fehler:

- Beim Aufruf der Benutzerverwaltung wurde in manchen Fällen die Spalte zum Aktivieren/Deaktivieren von Benutzern nicht angezeigt

- "Komisches" Verhalten beim Wechseln des Kontakts in der Kontaktübersicht beseitigt (ein Kontakt musste teilweise zweimal selektiert werden, um wirklich selektiert zu sein)

- Fehler bei der automatischen Ordneranlage beseitigt: Kamen in den Kontaktnummern oder Aktenzeichen bestimmte Zeichen vor, wurden keine Ordner automatisch angelegt. Der Grund dafür ist, dass bei der Ordneranlage von Windows einige Zeichen nicht zugelassen werden (/ \ : * ? < > "). Diese Zeichen werden nun für die Ordneranlage automatisch entfernt, innerhalb der Kanzleiverwaltung können diese weiterhin für die Nummernkreise verwendet werden.

- Forderungskonten: Bei neuen, noch nicht gespeicherten Forderungskonten kam es zum Absturz, wenn auf den Button Forderungsaufstellung gedrückt wurde.

 

Sonstiges:

- Datenimport: Vor dem Import können Sie nun gegebenfalls bereits bestehende Datensätze löschen

- Kontakt: Im Auswahlmenü für das Land können Sie nun für eine schnellere Auswahl die Anfangsbuchstaben eingeben, damit die Auswahl sofort auf entsprechende Länder springt.

- Dokumente erstellen: Bisher wurden erstellte Dokumente mit dem Namen der Vorlage und dem Datum gespeichert, was bei Schreiben an viele Aktenbeteiligte äußerst unübersichtlich wurde. Nun wird im Name der erstellten Dokumenten zusätzlich der Empfängername hinterlegt.

- Die Namen der Dokumente, die mit einer Akte verknüpft werden, können nun bis zu 200 Zeichen lang sein. Vorher wurden die Namen der Dokumente nur mit 50 Zeichen gespeichert, was zu Anzeigeproblemen in der Tabelle mit den verknüpften Dokumenten führen konnte (Reiter Dokumente in Kontakt und Akte)

- Durch die Einführung der Papierkorb-Funktion in Version 1.1.0 konnte es bei manueller Nummernvergabe bei Kontakten und Akten zu Verwirrung kommen: Bei der manuellen Nummernvergabe wird geprüft, ob die Nummer bereits vergeben ist. Wird bspw. Akte AZ003 gelöscht und das Aktenzeichen soll neu vergeben werden, dann wird gemeldet, dass das Zeichen bereits vergeben ist, obwohl in der Aktenübersicht das Aktenzeichen nirgends auftaucht. Allerdings ist das Aktenzeichen noch einer Akte zugewiesen, die im Papierkorb liegt. Die Meldung, dass die Nummer bereits vergeben wurde, weist nun darauf hin, dass ein Datensatz im Papierkorb die Nummer besitzt.

- Die Papierkorbfunktion funktioniert nun auch in der allgemeinen Aktenübersicht.

- Neues Postleitzahlenverzeichnis: Da es gerade wegen der Berliner Postleitzahlen zu Nachfragen gekommen ist, wurde ein neues PLZ-Verzeichnis eingespielt. Sie finden dieses in den allgemeinen Einstellungen, Reiter Kontakte, Unterreiter PLZ.

- Kanzleiweite Nummernkreise benötigen nun kein Präfix mehr

- Berechnete Prozesskosten können nun nach Excel/Calc exportiert werden

- Rechnung: Sie können nun alle fakturierte Zeiten auf einmal in eine Rechnung übergeben

- Akte: Bisher hat nur das Feld "Bezeichnung" zur Beschreibung gedient. Um in Dokumenten mehr Möglichkeiten für Textvariablen zu haben, wurde das Feld aufgeteilt: Vor das Feld "Bezeichnung" ist ein neues Feld "in Sachen" hinzugekommen, das Feld "Bezeichnung" wurde in "wegen" umbenannt. Eine neue Textmarke wurde hinzugefügt. 

- Der Button "Auswertungen" im Hauptmenü im Reiter Tools wurde in Reports umbenannt und mit einem anderen Bild versehen.


1.1.0.0

17.01.2017

 

Neue Funktionen:

- Wartedialog: Bei der Erstellung eines Dokuments wird nun ein Warte-Dialog angezeigt, der während der gesamten Dauer der Erstellung im Vordergrund bleibt. Gerade bei der Verwendung von MS Word war vorher nicht immer ersichtlich, ob das Dokument bereits fertig erstellt ist oder nicht. Da die Erstellung von Dokumenten mit MS Word relativ lange dauert, empfehlen wir die Verwendung von LibreOffice Writer. Die Erstellung funktioniert hiermit _wesentlich_ schneller.

- Daten-Import: Sie können nun Kontakte aus einer Excel-Datei (oder LibreOffice Calc) importieren und müssen diese nicht manuell anlegen. Um weitere Daten (z.B. Akten) einfach importieren zu können, sind wir auf Ihre Mithilfe angewiesen. Da die Datenstruktur bei jeder Anwaltssoftware jeweils anders aufgebaut ist, benötigen wir konkrete (anonymisierte) Daten, um eine automatische Importfunktion zu erstellen. Bei Interesse kontaktieren Sie uns bitte, wir werden dann mit Ihrer Hilfe eine entsprechende Funktion einbauen 

- Sammelrechnung: Sie können nun eine Rechnung als Sammelrechnung kennzeichnen. Das erlaubt die aktenübergreifende Fakturierung von erfassten Zeiten. Tipp: Legen Sie zur besseren Übersicht eine eigene Akte an, unter der Sie dann alle Sammelrechnungen verwalten. 

- Automatische Zeiterfassung: Für Akten kann nun eine automatische Zeiterfassung gestartet werden, indem Sie entweder im Cockpit, in der Aktenübersicht oder in der Akte selbst den entsprechenden Button drücken. Im (neuen) 2. Reiter des Hauptmenüs können Sie die Zeiterfassung anhalten (und somit speichern) und für die gleiche Akte erneut starten, was einen eigenen Eintrag erzeugt. 

- Verdichtung erfasster Zeiten: Sie können mehrere erfasste Zeiten in einer einzigen Zeit zusammenfassen, die eigentlichen Zeiten bleiben dabei bestehen und werden gekennzeichnet. Dadurch können Sie Zeiten übersichtlicher abrechnen.

- FiBu: Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, verschiedene Ansichten (nach Monaten, nach einem Zeitraum, nach Kategorie/Konto) mit Exportfunktion. 

- neue Benutzereigenschaften:

1) Für automatische Zeiterfassung: Sie können festlegen, ob eine autom. erfasste Zeit standardmäßig fakturierbar ist oder nicht und eine standardmäßige Art (bspw. Recherche) vorauswählen. Diese Werte können in der Detailansicht der refassten Zeit geändert werden.

2) Automatischer Bearbeitungsmodus: Sie können festlegen, ob beim Öffnen einer Detailansicht (z.B. Stammdaten eines Kontakts) automatisch in den Bearbeitungsmodus gewechselt werden soll oder nicht.

3) Neue Rechte: 

a) Sie können nun für jeden Benutzer festlegen, ob er Akten und/oder Rechnungen überhaupt sehen darf.

b) Rechte für FiBu: Darf Benutzer FiBu überhaupt einsehen, darf er Einträge anlegen, bearbeiten, löschen, verbuchen?

4) Bisher wurde bei der Gebührenerfassung eine Bestätigung für die Anlage eines Gebührenblocks verlangt. Diese Abfrage wird nun nur noch erscheinen, wenn Sie dies im Benuzer explizit so einstellen (Benutzerverwaltung -> allgemeine Angaben -> Optionen für Bedienung)

- Farbschemata: Um die Darstellung von Kontakten, Akten, Aktivitäten und Wiedervorlagen in den Auswahltabellen übersichtlicher zu gestalten, können diesen nun unterschiedliche Farbschemata zugewiesen werden (Hintergrund- und Schriftfarbe).

1) In der Konfiguration können Sie nun Kontaktarten (z.B. Mandant oder Gericht), Akten-Referaten (z.B. Straf- oder Familienrecht) und den Arten von Aktivitäten/WVL (z.B. Termin oder Brief) unterschiedliche Farbschemata zuweisen. Diese werden dann bei entsprechender Auswahl (z.B. Sie legen einen neuen Kontakt als Mandant fest) automatisch in den jeweiligen Datensatz übernommen. 

2) Sie können Kontakten und Akten nun ein von der Vorgabe in der Konfiguration (siehe Punkt 1) abweichendes Farbschema zuweisen. Sie finden die entsprechenden Buttons in den Detailansichten von Kontakten und Akten im unteren rechten Reiter "Sonstiges".

- Merkmale für Kontakte und deren Auswertung: Kontakten können nun Merkmale zugewiesen werden. Es wird unterschieden zwischen automatischen und manuellen Merkmalen. Automatische Merkmale werden von der Kanzleiverwaltung vergeben und verwaltet (z.B. bekommt ein Kontakt automatisch das Merkmal Postleitzahl mit dem Wert aus den Stammdaten). Manuelle Merkmale können Sie selbst festlegen und zuweisen (soll der Kontakt zum Beispiel eine Weihnachtskarte bekommen). Sie können diese Merkmale auswerten und bekommen nur Kontakte angezeigt, die bestimmte Suchkriterien enthalten (z.B. alle Mandanten, die aus dem Saarland, aber nicht aus Saarbrücken, stammen und eine Weihnachtskarte erhalten sollen). Die gefundenen Kontakte können dann exportiert werden. (Für die Akten folgt eine gleiche Funktionalität mit der nächsten Version).

- Konfiguration der Kontaktreiter: Sie können nun die in der Detailansicht eines Kontakts angezeigten Reiter (z.B. Akten, Zahlungsverkehr oder Dokumente) je nach Kontaktart (z.B. Mandant oder Behörde) einstellen. Rufen Sie dazu die allgemeine Konfiguration auf und wechseln Sie dort in den Reiter für die Wertelisten der Kontakte. Den Reiter Stammdaten können Sie nicht ausblenden.

- Akten: Sie können nun direkt in den Stammdaten das Aktenzeichen des Gegners, des Gerichts, der Polizei und des Staatsanwalts angeben. Für jedes Feld gibt es eine neue Dokumentenvariable. In der Aktenübersicht sind diese Angaben sichtbar und es kann nach diesen Werten gesucht werden.

- Nummernkreise überarbeitet: Es stehen Ihnen nun mehr Möglichkeiten für den Aufbau von Nummernkreisen zur Verfügung. War vorher nur der Aufbau Präfix-laufende Nummer möglich, können Sie nun festlegen, ob die laufende Nummer am Anfang oder am Ende stehen soll, es können Jahreszahlen, Sonderzeichen etc. eingegeben werden. (Vorher war bspw. für Akten nur "AZ0001" möglich, nun würde u.a. auch gehen "001/17-XY" oder "2017-001 (XY)" (XY soll für Kürzel des Anwalts stehen)).

- Papierkorb: Beim Löschen von Kontakten und Akten werden diese nicht mehr wirklich gelöscht, sondern ausgeblendet. Im Papierkorb (Hauptmenü - Reiter Konfiguration) können Sie diese Daten dann entweder tatsächlich und endgültig löschen oder wiederherstellen, falls sie versehentlich gelöscht wurden.

 

Behobene Fehler:

- Bei der Aktenanlage werden nun Unterordner korrekt erstellt, bisher wurden diese innerhalb des Kontaktverzeichnisses gespeichert. 

- Beim Löschen von Akten konnte es manchmal zu einem Programmabsturz kommen.

- In der Detailansicht eines Kontakts im Reiter Akten wurde ein falsches Kontextmenü angezeigt, das ist nun nicht mehr der Fall.

- Im Bereich Zahlungsverkehr wurde im Karteireiter Fällige Rechnungen ein falscher Name angezeigt. Das war ein reiner Anzeigefehler, die eigentliche Zuordnung hat gestimmt. Die Anzeige des Namens ist nun korrekt.

 

Sonstiges:

- Übersichtlichere Tabellen: In den Gesamtübersichten (bspw. für Kontakte oder Akten) werden die Datensätze nun unterteilt. So werden z.B. in der Kontaktübersicht die Kontakte nach der Kontaktart (Mandant, Behörde etc.) sortiert und angezeigt. Tipp: Wenn Sie die Bezeichnung der Kontaktarten nicht geändert haben, dann werden Mandanten nicht als erste Einträge in der Übersicht erscheinen. Sie können in der Konfiguration aber die Kontaktart "Mandant" bspw. in "1) Mandant" ändern, dann stehen die Mandanten in der Übersicht ganz oben. Gegebenenfalls müssen Sie die Kontaktübersicht nach der Änderung neu laden (drücken Sie dazu den Button "Alle Kontakte anzeigen").

- Pfadanzeige in Akten: Anzeige vergrößert, so dass auch längere Pfadangaben sichtbar sind

- Gesamtübersicht erfasste Zeiten: Zusätzliche Anzeigen für Kontakt und Akte, für die die Zeiten erfasst wurden. Statt einer gemeinsamen Tabelle für die zu Kontakten und Akten erfassten Zeiten, werden diese nun jeweils getrennt in eigenen Tabellen dargestellt.

- Das Bearbeiten eines Benutzers in der Benutzerverwaltung wurde intuitiver gestaltet.

 

Hinweis zur Installation:

Die neue Version muss wegen den zahlreichen Änderungen auf jedem Arbeitsplatz installiert werden.

Version 1.0.1.0 

vom 08.11.2016

 

Behobene Fehler:

- Wurde in den Feldern für die Postleitzahl kein gültiger Wert eingetragen, kam es zum Fehler. Es wurde dann für eine ungültige PLZ ein Ort gesucht, was zum Fehler führte. 

- Neue Akten können nun ohne Probleme angelegt werden.

- Wurde bei geöffneter Rechnung im Hintergrund eine erfasste Zeit gelöscht und diese sollte dann in die Rechnung übernommen werden, kam es zu einem Fehler. 

- Zinssätze für Handelsgeschäft werden durch ein Skript automatisch korrigiert. Hier waren für die letzten 4 Einträge bis 30.06.2016 die Zinssätze um 1 Prozentpunkt zu niedrig.

- einige kleinere Verbesserungen

 

Neue Funktion:

Es gibt nun 4 Tutorials, die Sie durch das Programm führen und grundlegende Funktionen erklären. Tutorial 4 demonstriert einen kompletten Prozessablauf von der Kontakt- und Aktenanlage mit Gebührenerfassung und Rechnungsstellung.

Das Tutorialfenster öffnet sich beim Starten automatisch, das kann aber im gleichen Fenster deaktiviert werden. Manuell können Sie die Tutorials im Hauptmenü im Reiter Tools aufrufen.

 

Sonstiges:

Im Fenster zur Meldung von Feedback und Fehler kann nun eine Email-Adresse angegeben werden, unter der wir den Meldenden bei Nachfragen erreichen können. 

 

Hinweis zur Installation:

Die neue Version muss auf jedem Arbeitsplatz installiert werden, der damit arbeitet. Grund ist ein Update der Tabellenstruktur, die für Volltextsuche und Mahnverfahren erweitert wurde (Funktionen sind in dieser Version aber noch nicht verfügbar).