Kontaktverwaltung

Mit der Kanzleiverwaltung können Sie (natürlich) alle Ihre Kontakte vollständig digital verwalten.

 

 

Alle Ihre Kontakte werden Ihnen in einer übersichtlichen Tabelle mit Such- und Filtermöglichkeiten angezeigt. Wählen Sie einen Kontakt aus, werden Ihnen direkt die Akten angezeigt, falls vorhanden. Sie können aus der Übersicht direkt den Kontakt oder die Akte aufrufen.

 

Zusammen, was zusammengehört 

Die Detailansicht eines Kontakts besteht wiederum aus einzelnen Reiterkarten. So gibt es u.a. neben dem Reiter mit den Stammdaten auch Reiter mit allen Akten oder allen Rechnungen des Kontakts. Sie können hier direkt sehen, in welcher Beziehung der Kontakt zu anderen Kontakten steht oder in welchen Akten er als Beteiligter erscheint. Sie können die jeweiligen Datensätze aus dem Kontakt heraus öffnen. Sie müssen nicht erst lange in anderen Programmteilen nach den Daten suchen, was zum Kontakt gehört, finden Sie auch im Kontakt.

 

Mehrere Kontakt gleichzeitig bearbeiten

Durch das Reiterkartensystem ist es möglich, beliebig viele Kontakte und Akten gleichzeitig geöffnet zu haben und diese auch gleichzeitig bearbeiten zu können. Sie müssen also nicht zuerst einen Kontakt schließen, um einen anderen bearbeiten zu können. Außerdem erlaubt es das Reiterkartensystem, einzelne Reiterkarten aus dem Hauptfenster zu lösen und auf einem zweiten Bildschirm anzuzeigen. So könnten Sie zum Beispiel den Reiter mit der Übersicht aller Kontakte auf einem anderen Monitor immer geöffnet haben und im Hauptfenster einzelne Kontakte oder Akten bearbeiten. Sie können auch mehrere Kontaktkarten nebeneinander anordnen, um sie bspw. zu vergleichen. 

 

Phonetische Konflikt- und Dublettenprüfung

Wenn Sie einen neuen Kontakt erfassen, werden Ihnen alle möglichen Interessenskonflikte oder mögliche Dubletten (d.h. bereits vorhandene Kontakte mit gleichem Namen) angezeigt. Diese Prüfung ist phonetisch, d.h. auch ähnlich klingende Namen werden berücksichtigt. Wollen Sie zum Beispiel einen neuen Kontakt mit dem Namen „Meier“ anlegen, dann werden Ihnen alle vorhandenen Kontakte mit den Namen „Meyer“, „Maier“, „Mayer“, „Mair“ etc. angezeigt. Diese Prüfung können Sie entweder für die Kontakte des Anwalts oder kanzleiübergreifend ausführen.

Es kommt übrigens ein Algorithmus speziell für die deutsche Sprache zum Einsatz und nicht, wie bei vielen anderen Programmen, der SoundEx-Algorithmus, der auf die englische Sprache ausgelegt ist.

 

Digitaler Mandantenbogen

Sie können neue Kontakte natürlich vollständig manuell erfassen. Sie können aber auch den digitalen Mandantenfragebogen verwenden, der Ihnen viel Arbeit abnimmt.

Bei der Verwendung des digitalen Mandantenfragebogens werden die wichtigsten Informationen zum Mandanten, zur Versicherung und zum Gegner abgefragt. Nach Angabe der Daten legt die Kanzleiverwaltung für Sie automatisch je einen Kontakt für den Mandanten, die Versicherung und den Gegner an. Die Akte wird natürlich auch erstellt und die Versicherung und der Gegner werden als Beteiligte eingetragen. Auf mögliche Konflikte und Dubletten werden Sie im Fragebogen hingewiesen und Sie können gegebenenfalls bereits vorhandene Kontakte verwenden.

 

Ein Kontakt in mehreren Rollen

Für jeden Kontakt können Sie eine Kontaktart vorgeben, zum Beispiel Mandant oder Versicherung. Diese Einteilung dient der Sortierung der Kontakte in der Übersicht und kann später auch wieder geändert werden, wenn beispielsweise ein ehemaliger Gegner zum Mandanten wird. Die zur Verfügung stehenden Kontaktarten können Sie erweitern und bearbeiten.

Ein Kontakt kann in Akten aber in anderen Rollen, die von der Kontaktart abweicht, auftreten, zum Beispiel als Gläubiger oder als Gutachter. Außerdem können Sie Kontakte zueinander in Beziehung setzen, zum Beispiel könnte ein Mandant der Arbeitnehmer eines Gegner sein und umgekehrt ist er dann der Arbeitnehmer des Gegners.

 

Die angezeigten Reiterkarten der Detailansicht eines Kontakts können Sie dabei je Kontaktart selbst festlegen, bspw. können Sie bei Kontakt Mandant alle Reiter, bei Kontaktart Zeuge nur die Stammdaten anzeigen lassen. Diese Einstellungen sind jederzeit änderbar.

 

Zusatzadressen

Kontakten können beliebig viele zusätzliche Adressen zugewiesen werden, zum Beispiel eine abweichende Rechnungsanschrift oder Adresse in der JVA.  Sie können je eine dieser Zusatzadressen als standardmäßige Rechnungsanschrift bzw. als standardmäßige Briefanschrift festlegen. Rechnungen bzw. allgemeine Briefe verwenden dann diese Adressen.

 

Eigene Felder und eigene Dokumentvariablen

Wenn Ihnen die in der Kanzleiverwaltung standardmäßig vorhandenen Felder für Informationen zu den Kontakten nicht ausreichen, können Sie auch eigene Felder definieren. Sie können für jedes eigene Feld festlegen, ob ein Wert manuell eingetragen werden soll oder eine Auswahl von Werten vorgeben. Außerdem können Sie für jedes eigene Feld auch eine Dokumentvariable vorgeben, die Sie dann in den Dokumenten verwenden können.

 

Merkmalsuche

Kontakte können nach Merkmalen durchsucht werden, zum Beispiel sollen nur die Kontakte angezeigt werden, die Mandanten sind und die aus dem Saarland, aber nicht aus Saarbrücken kommen.

 

Die Kanzleiverwaltung vergibt für die wichtigsten Informationen automatisch Merkmale. Sie können aber beliebige weitere Merkmale definieren und den Kontakten zuweisen. So könnten Sie sich zum Beispiel nur die Mandanten anzeigen lassen, die eine Weihnachtskarte erhalten sollen.