Weitere Funktionen

Reiterkartensystem für Übersicht und eine moderne Bedienung

Die Kanzleiverwaltung arbeitet mit einem Reiterkartensystem, wie Sie es aus aktuellen Browsern wie Chrome oder Firefox kennen (die Kanzleiverwaltung ist aber eine normale Desktopanwendung). Das bedeutet, dass Sie beliebig viele Arbeitsbereiche und Detailansichten gleichzeitig geöffnet haben können und auch gleichzeitig mehrere Datensätze bearbeiten können.

  

Ein Arbeitsbereich ist zum Beispiel die Übersicht aller Kontakte wie Mandanten oder Versicherungen oder die Übersicht aller nicht abgeschlossenen Akten. In diesen Übersichten stehen Ihnen zahlreiche Such- und Filtermöglichkeiten zur Verfügung.

In einer Detailansicht werden alle Daten angezeigt, die logisch zu einem Datensatz gehören.

 

Öffnen Sie zum Beispiel die Detailansicht eines Kontakts, sehen Sie einen neuen Reiter mit den Stammdaten des Kontakts wie Anschrift oder Kontaktdaten. Zusätzlich werden in weiteren Unterreitern die Akten, Wiedervorlagen, Rechnungen, Dokumente, Emails, Aktenbeteiligungen etc. angezeigt. Sie können von hier jeden Datensatz öffnen. 

 

Öffnen Sie eine Akte, sehen Sie die Stammdaten der Akte. In weiteren Unterreitern sehen Sie die Wiedervorlagen, die erfassten Gebühren, die Forderungskonten, Rechnungen, Aktenbeteiligte, Dokumente, Emails oder erfasste Zeiten. Auch die Insolvenz ist hier zu finden.

 

D.h. Sie müssen nicht in verschiedenen Programmteilen nach den verschiedenen Daten suchen, was zusammengehört steht auch zusammen zur Verfügung.

 

Kontextmenüs statt Schaltflächen verwenden

Zugegebenermaßen gibt es wegen den vielen Möglichkeiten auch sehr viele Schaltflächen in der Kanzleiverwaltung, was nicht jedermanns Sache ist. Die Symbole wurden zwar so gewählt, dass sie möglichst „sprechend“ sind und folgen einem bestimmten Schema, aber Sie können auch ohne diese Schaltflächen die Kanzleiverwaltung bedienen. Mit einem Rechtsklick öffnet sich in jedem Bereich ein Kontextmenü, das die gleichen Funktionen bietet wie die Schaltflächen, im Kontextmenü stehen aber Klartexte, wie zum Beispiel „Kontakt anlegen“ oder „Dokument scannen“.

 

Mächtige Textbearbeitung

Sie können Texte direkt in der Kanzleiverwaltung erstellen oder in einem externen Programm, es stehen Funktionen für die Behandlung von Auswahl-Texten (Textbausteine), Oder-Texten und manuell erforderliche Angaben zur Verfügung.

Die Texbearbeitung erstellt und liest Dokumenten im .docx Format, d.h. Sie können jedes beliebige Textverarbeitungsprogramm verwenden.

Bei der Erstellung Dokumenten in einer externen Textbearbeitungsprogramm können Sie direkt auf alle Variablen der Kanzleiverwaltung zugreifen und per Knopfdruck einfügen (diese Funktion unterstützt Microsoft Word, LibreOffice Writer und SoftMaker TextMaker). Wahlweise können Sie direkt PDF-Dateien erstellen lassen.  Mehr Informationen finden Sie hier.

 

Cockpit

Bei jedem Programmstart werden Sie als Erstes das Cockpit sehen.

Sie können Kontakte, Akten und Rechnungen als Favoriten kennzeichnen. Diese erscheinen dann im Cockpit, woraus Sie direkten Zugriff auf diese haben ohne noch lange suchen zu müssen.

 

Im Cockpit sehen Sie außerdem die Wiedervorlagen und Aktivitäten für den aktuellen Tag, die Sie von hier aus ebenfalls sofort aufrufen können.

Von hier aus können Sie auch direkt neue Kontakte oder Akten anlegen oder neue Dokumente direkt in eine Akte scannen.

 

Fibu

Mit der Kanzleiverwaltung können Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben einfach verbuchen und eine Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellen.

 

Flexible Nummernkreise

Sie können wählen, ob Sie Kontakten, Akten oder Rechnungen Nummernkreise manuell oder automatisch zuweisen wollen. Nummernkreise können je Anwalt oder kanzleiübergreifend verwaltet werden, auch eine Kombination ist möglich.

Beim Aufbau der automatisch zu vergebenden Nummernkreise stehen Ihnen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können zum Beispiel mit festen oder automatischen Jahreszahlen oder Benutzerkennungen arbeiten.

Bei der manuellen Nummernvergabe sehen Sie die zuletzt vergebene Nummer, so lassen sich Lücken in der Nummerierung vermeiden und Sie müssen nicht erst suchen, welche Nummer denn jetzt vergeben werden müsste.

 

Papierkorbfunktion

Wenn Sie einen Kontakt oder eine Akte löschen, werden diese zuerst in einen Papierkorb verschoben. Dort können diese kann entweder endgültig gelöscht oder wiederhergestellt werden, falls das Löschen aus Versehen geschehen ist.

 

Kontakte bzw. Akten mit Rechnungen können übrigens nicht versehentlich gelöscht werden, die Kanzleiverwaltung verhindert das. Auch können Kontakte, die als Beteiligte einer Akte zugewiesen wurden, nicht gelöscht werden.

 

Einfaches Scannen von Dokumenten und Drag&Drop

Dokumente können ganz einfach eingescannt und in Kontakten oder Akten abgelegt werden. Bestehende Dokumente können per Drag&Drop einfach in einen Kontakt oder eine Akte kopiert werden.

Beim Scannen von Dokumenten können Sie automatisch eine Aktivität für einen anderen Benutzer erstellen lassen, damit dieser die neu gescannten Dokumente sichten kann. Das Dokument wird mit der Aktivität verlinkt, so dass das neue Dokument einfach per Knopfdruck geöffnet werden kann.

 

Dokumentvorlagen und (eigene) Textvariablen

Die Kanzleiverwaltung bietet eine Vielzahl von Textvariablen, die Sie in Dokumenten verwenden können. Reichen Ihnen die mitgelieferten Variablen nicht aus, können Sie auch eigene Felder definieren und mit Textvariablen versehen. Diese können Sie dann auch in Dokumenten verwenden.

 

Schnittstelle zu externen Textverarbeitungsprogrammen

Die Kanzleiverwaltung erstellt und liest direkt Dokumente im Format .docx, d.h. Sie können jedes beliebige Textverarbeitungsprogramm verwenden, das mit diesem Dateiformat umgehen kann (bspw. Microsoft Word ab 2003, LibreOffice Writer oder SoftMaker TextMaker).

 

Eigene Gebühren bzw. eigene Artikel 

Sie können eigene Gebühren oder Artikel anlegen. Diese stehen Ihnen dann bei der Erstellung einer Rechnung in einer Tabelle zur Verfügung und können einfach übernommen werden.

 

Emails per Outlook oder per Webmailer

Emails können Sie direkt aus der Kanzleiverwaltung heraus schreiben und empfangen. entweder über die Outlook-Schnittstelle oder direkt über Ihren Webmail-Anbieter (z.B. web.de, googlemail etc.). Empfangene Emails können Sie per Knopfdruck einem Kontakt oder einer bestimmten Akte zuweisen, eventuell vorhandene Anhänge werden dann in den Kontakt bzw. die Akte kopiert.

 

Terminkalender mit optionalem Abgleich eines Google-Kalenders

Die Kanzleiverwaltung bietet einen integrierten Kalender, den Sie auf Wunsch mit einem Google-Kalender abgleichen können. Dadurch stehen Ihnen auch unterwegs alle wichtigen Termine und Fristen zur Verfügung.

 

Kontextsensitive Hilfe und interaktives Benutzerhandbuch

Auch die Anleitung der Kanzleiverwaltung ist auf Effizienz ausgelegt. Wenn Sie die Hilfefunktion aufrufen, werden Sie direkt zum passenden Kapitel im Handbuch weitergeleitet. Sie sehen dann ein Bild des entsprechenden Fensters. Hier können Sie den entsprechenden Bereich anklicken, der Sie interessiert und bekommen dazu die Erklärung. Sie müssen also nicht erst mehrere Seiten lesen, um die für Sie relevante Information zu finden.

 

Leistungsfähige Datenbank ohne Lizenzkosten

Die Kanzleiverwaltung arbeitet mit einem Client-Server-Datenbanksystem, das bei der ersten Installation der Kanzleiverwaltung automatisch mitinstalliert wird. Dadurch können mehrere Benutzer gleichzeitig ohne Leistungseinbußen mit der Kanzleiverwaltung arbeiten.

 

Die Kanzleiverwaltung kann automatisch Sicherungen Ihrer Daten anlegen, die Intervalle und Zeitpunkte legen Sie fest. Die Sicherung kann auch auf externe Datenträger erfolgen. Mit einem Knopfdruck können Sie eine Sicherung wiederherstellen, falls es wirklich einmal nötig sein sollte.

 

 

Einfacher Import von Adressen

Wenn Sie Kontakte in einer Excel-Datei vorliegen haben, können Sie diese einfach in die Kanzleiverwaltung importieren.

 

EGVP und beA

Da die Kanzleiverwaltung eine ganz neue Software ist, gibt es keine Anbindung zu EGVP, da dieses im Februar 2018 eingestellt wird.

Wie es mit dem beA weitergeht, wird die Zukunft zeigen. Selbstverständlich wird eine Schnittstelle erscheinen, ob nun zu beA oder zu einer möglicherweise vollständig neuen Lösung.

 

 

Noch mehr Funktionen

Das waren natürlich noch nicht alle Möglichkeiten, die Ihnen die Kanzleiverwaltung bietet. Am Einfachsten laden Sie sich die Testversion herunter und erkunden die Möglichkeiten selbst. Oder werfen Sie einen Blick in das Handbuch. Gerne können Sie auch eine Online-Vorführung bekommen, bitte nehmen Sie dazu Kontakt auf.